Perekaman Faktur Pajak: Kapan Pakai NPWP atau NIK?

Bandung, BBF – Banyak pengguna Coretax masih bingung saat mengisi identitas pembeli orang pribadi: kapan harus memasukkan NPWP, dan kapan cukup memakai NIK saja. Kebingungan ini wajar, karena setiap perekaman faktur pajak untuk pembeli orang pribadi punya dua jalur berbeda tergantung status kepemilikan NPWP-nya, dan dua metode input yang juga masing-masing punya aturan sendiri — key in manual dan import XML. Salah pilih di salah satu titik ini biasanya berujung notifikasi error yang bikin proses jadi berulang-ulang.

Identitas pembeli sendiri memang wajib dicantumkan dalam faktur pajak. Berdasarkan Pasal 33 huruf b angka 2 PER-11/PJ/2025, keterangan yang harus dicantumkan mencakup nama, alamat, dan NPWP atau NIK bagi subjek pajak dalam negeri orang pribadi. Artikel ini merangkum ketentuan pengisiannya secara lengkap, baik untuk pembeli yang sudah ber-NPWP maupun yang belum, dan baik lewat input manual maupun import XML — mengacu pada panduan resmi Coretaxpedia.

Saat key in, isi kolom NPWP dengan NPWP 16 digit atau NIK (kalau pembeli sudah terdaftar NPWP) — data lain terisi otomatis dari database Coretax. Kalau belum ber-NPWP, pilih toggle “NIK”, kolom NPWP otomatis terisi 0000000000000000, lalu isi NIK di kolom nomor dokumen. Saat import XML, isi NPWP/NIK di kolom J dan pilih jenis ID “TIN” (sudah ber-NPWP) atau “National ID” (belum ber-NPWP) di kolom K.

Perekaman Faktur Pajak untuk Pembeli Orang Pribadi: Aturan Dasarnya

Sebelum masuk ke langkah teknis, penting dipahami dulu dasar hukumnya. Pasal 33 PER-11/PJ/2025 secara eksplisit menyebutkan bahwa keterangan tentang penyerahan barang kena pajak (BKP) dan/atau jasa kena pajak (JKP) yang wajib dicantumkan dalam faktur pajak meliputi “nama, alamat, dan NPWP atau NIK, bagi subjek pajak dalam negeri orang pribadi.” Artinya, pemilihan antara NPWP dan NIK bukan soal preferensi, melainkan mengikuti status kepemilikan NPWP dari pembeli yang bersangkutan.

Dua Metode Input yang Perlu Dibedakan

Coretax menyediakan dua cara merekam identitas pembeli: key in (input manual satu per satu langsung di sistem) dan import XML (mengunggah data dalam jumlah banyak lewat file terstruktur). Aturan pengisian NPWP/NIK-nya sama secara prinsip di kedua metode ini, tapi letak kolom dan cara sistem memvalidasinya berbeda — sehingga perlu dipahami secara terpisah agar tidak keliru.

Cara Isi NPWP atau NIK Saat Key In di Coretax

Untuk metode key in, ada dua skenario tergantung status NPWP pembeli.

Kalau pembeli sudah terdaftar NPWP:

1. Isi NPWP 16 digit (atau NIK yang sudah dipadankan sebagai NPWP) pada kolom NPWP.
2. Nama, alamat, ID TKU, dan email akan otomatis terisi sesuai database Coretax DJP — tidak perlu diketik manual.

Kalau pembeli belum memiliki NPWP:

1. Pada toggle identitas, pilih opsi “NIK”.
2. Kolom NPWP akan otomatis terisi dengan angka 0000000000000000.
3. Isikan NIK pembeli pada kolom nomor dokumen.
4. Sistem akan memvalidasi NIK tersebut ke database Dukcapil, dan menampilkan notifikasi “Success National ID valid!” jika data cocok.
5. Lengkapi data nama dan alamat pembeli secara manual.

Cara Isi NPWP atau NIK Saat Import XML

Untuk pengguna yang merekam faktur pajak dalam jumlah banyak lewat file Excel/XML, letak kolomnya berbeda dari tampilan key in.

Perekaman Faktur Pajak Lewat Import XML untuk yang Sudah Ber-NPWP

Kalau pembeli sudah terdaftar NPWP, langkah pengisiannya:

1. Isi identitas pembeli berupa NPWP/NIK pada kolom J.
2. Pilih jenis ID pembeli “TIN” pada kolom K.
3. Kalau muncul notifikasi “Error NPWP tidak ditemukan!”, periksa kembali format 16 digitnya — untuk WP badan atau WNA yang sudah terdaftar NPWP, isikan angka 0 diikuti 15 digit NPWP lama. Pastikan juga NIK pembeli sudah dipadankan dengan NPWP 15 digit sebelumnya.

Import XML untuk pembeli yang belum ber-NPWP:

1. Isi kolom J dengan angka 0000000000000000 (menandakan pembeli belum terdaftar NPWP).
2. Pilih jenis ID pembeli “National ID” pada kolom K, alih-alih “TIN”.

Perbedaan pilihan di kolom K ini krusial — kesalahan memilih “TIN” untuk pembeli yang sebenarnya belum ber-NPWP (atau sebaliknya) adalah penyebab paling umum dari notifikasi error saat proses import.

Kesalahan Umum Saat Perekaman dan Cara Mengatasinya

Beberapa masalah yang paling sering dilaporkan pengguna Coretax terkait pengisian NPWP/NIK ini:

• Notifikasi “Error NPWP tidak ditemukan!” — biasanya karena format digit yang tidak sesuai. Cek ulang apakah sudah memakai format 16 digit yang benar sesuai jenis wajib pajaknya.
• NIK belum padan dengan NPWP — kalau pembeli sebenarnya sudah punya NPWP lama (15 digit) tapi NIK-nya belum dipadankan, sistem bisa gagal memvalidasi. Pastikan proses pemadanan NIK-NPWP sudah selesai sebelum perekaman faktur.
• Salah pilih jenis ID di kolom K saat import XML — memilih “TIN” untuk pembeli yang belum ber-NPWP (atau sebaliknya) akan membuat validasi gagal secara sistematis untuk seluruh baris data yang terpengaruh.

Kesimpulan: Pastikan Status NPWP Pembeli Sebelum Merekam Faktur

Inti dari seluruh ketentuan ini sebenarnya sederhana: identitas yang direkam harus mencerminkan status NPWP pembeli yang sebenarnya. Kalau sudah ber-NPWP, sistem akan otomatis melengkapi sebagian besar data begitu NPWP dimasukkan. Kalau belum, gunakan jalur NIK dengan format kolom NPWP yang sudah ditentukan (0000000000000000), baik untuk key in maupun import XML. Memastikan status ini benar sejak awal akan menghindarkan proses perekaman faktur pajak dari notifikasi error yang berulang dan memakan waktu.

FAQ Seputar Perekaman Faktur Pajak dengan NPWP/NIK

1. Apa dasar hukum kewajiban mencantumkan NPWP atau NIK dalam faktur pajak? Diatur dalam Pasal 33 huruf b angka 2 PER-11/PJ/2025, yang mewajibkan pencantuman nama, alamat, dan NPWP atau NIK bagi subjek pajak dalam negeri orang pribadi dalam keterangan faktur pajak.

2. Bagaimana jika pembeli orang pribadi belum memiliki NPWP? Saat key in, pilih toggle identitas “NIK” — kolom NPWP akan otomatis terisi 0000000000000000, lalu masukkan NIK pada kolom nomor dokumen. Saat import XML, isi kolom J dengan 0000000000000000 dan pilih jenis ID “National ID” pada kolom K.

3. Kenapa muncul notifikasi “Error NPWP tidak ditemukan!” saat import XML? Biasanya karena format digit NPWP/NIK yang tidak sesuai. Untuk WP badan atau WNA yang sudah terdaftar, pastikan format 0 + 15 digit NPWP lama. Untuk WP orang pribadi, pastikan NIK-nya sudah dipadankan dengan NPWP 15 digit sebelumnya.

4. Apa perbedaan kolom J dan kolom K saat import XML di Coretax? Kolom J diisi dengan nomor identitas pembeli (NPWP atau NIK, sesuai statusnya). Kolom K diisi dengan jenis ID yang dipilih — “TIN” untuk pembeli yang sudah ber-NPWP, atau “National ID” untuk pembeli yang belum ber-NPWP.

5. Apakah data nama dan alamat pembeli harus diisi manual saat key in? Tergantung status NPWP. Kalau pembeli sudah ber-NPWP, nama, alamat, ID TKU, dan email akan otomatis terisi dari database Coretax DJP begitu NPWP dimasukkan. Kalau pembeli belum ber-NPWP (memakai NIK), nama dan alamat harus diisi manual setelah validasi NIK ke Dukcapil berhasil.

Urusan pajak menjadi lebih mudah

Bukan hanya kemudahan, Konsultan pajak bandung BBF siap membantu sahabat BBF dalam urusan perpajakan. Bersama kami, sahabat tidak perlu khawatir memikirkan urusan perpajakan.

Serahkan semuanya kepada kami, dan sahabat tetap bisa fokus dalam membangun bisnis Sehingga sahabat bisa  mengehmat waktu dan tenaga untuk mengurus perusahaan.

Untuk akses lainnya bisa kunjungi melalui Instagram: @bisnisbestfriend atau bisa juga kunjungi tiktok kami bisnisbestfriend Jangan ragu untuk menghubungi kami hari ini untuk mendapatkan konsultasi gratis!

Klik tombol di sini atau hubungi kami di +62 821-2833-3701 untuk memulai. Jangan biarkan pajak menjadi beban, biarkan kami membantumu!

Follow dan kunjungi kami melalui: